Politique de confidentialité

1. Identité de l'entreprise et responsable de la protection des renseignements personnels

Zasenami est une entreprise de services numériques établie à Laval (Québec), Canada. Nous concevons des sites Web et des applications, assurons la visibilité dans les moteurs de recherche (Google et assistants IA), configurons et gérons les profils Google Business et Google Merchant Center, déployons des solutions de clavardage par intelligence artificielle, et offrons des services d'hébergement et de maintenance à des entreprises locales et de petite taille.

• Adresse légale : Laval (Québec), Canada
• Responsable de la protection des renseignements personnels : Sebouh, Founder & Privacy Officer
• Courriel du responsable : help@zasenami.com
• Courrier postal : Zasenami — À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels, Laval (Québec), Canada

Le responsable de la protection des renseignements personnels est la personne désignée au sein de Zasenami à cette fin et constitue le point de contact pour toute question relative à la vie privée, toute demande d'accès, de rectification, de portabilité ou de désindexation, ainsi que pour toute plainte.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique au site zasenami.com (y compris le formulaire de contact), à toute prestation de services que nous effectuons pour nos clients, ainsi qu'à tout courriel transactionnel ou promotionnel que nous envoyons par l'intermédiaire de Resend. Elle ne s'applique pas aux renseignements personnels collectés sur les sites Web que nous concevons ou gérons pour le compte de clients — chaque site client est régi par la politique de confidentialité propre à ce client, et Zasenami agit à titre de sous-traitant conformément aux instructions du client pour les données liées à la prestation de services uniquement.

3. Renseignements personnels que nous collectons

Nous limitons la collecte à ce qui est nécessaire aux fins déclarées (Loi 25, art. 5).

Auprès des visiteurs du site Web

• Soumissions par le formulaire de contact : nom, courriel, numéro de téléphone (facultatif), URL du site Web actuel (facultatif), service souhaité, échéancier du projet, message en texte libre.
• Analytique : Vercel Analytics — sans témoins de connexion (cookieless), sans renseignements personnels identifiables, sans empreinte numérique, sans suivi intersites.

Auprès des clients

• Identifiants professionnels et personnels (nom, courriel, téléphone, adresse, renseignements de facturation).
• Contenu de projet (éléments de marque, textes, images, identifiants de connexion conservés dans un gestionnaire de mots de passe chiffré et utilisés uniquement aux fins de prestation de services).
• Historique des communications (courriels, messages, notes d'appel).
• Renseignements de paiement — traités directement par notre prestataire de services de paiement tiers ; nous ne conservons aucune donnée de carte bancaire ou bancaire.

4. Finalités et fondements juridiques

Chaque finalité repose sur un fondement juridique précis au titre de la Loi 25, de la LPRPDE et, le cas échéant, du RGPD :

• Répondre aux demandes soumises par formulaire de contact : consentement implicite / intérêt légitime.
• Exécuter les services contractuels : consentement exprès consigné dans un contrat signé / exécution du contrat.
• Courriels transactionnels (accusés de réception, mises à jour de projet, factures) : relation d'affaires existante (LCAP, art. 10(9)a)) / exécution du contrat.
• Séquences de courriels éducatifs : consentement exprès (abonnement volontaire).
• Analytique : intérêt légitime (aucun renseignement personnel traité — sans témoins de connexion).
• Conformité aux obligations légales, fiscales et réglementaires : obligation légale.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à d'autres fins que celles indiquées ici sans obtenir un consentement distinct.

5. Prise de décision automatisée (Loi 25, art. 12.1)

Lorsqu'un outil d'intelligence artificielle traite des renseignements personnels et produit une évaluation, une recommandation ou une décision susceptible de toucher une personne, la Loi 25 nous impose de le divulguer.

À la date d'entrée en vigueur : Zasenami n'a pas recours à la prise de décision automatisée pour rendre des décisions ayant des effets juridiques ou significatifs sur des personnes, que ce soit sur notre propre site Web ou dans nos opérations internes. Nos réponses aux formulaires de contact, nos soumissions de service et nos communications avec les clients sont rédigées ou révisées par un être humain avant d'être transmises.

Pour les services de clavardage par IA que nous déployons sur des sites clients, nous configurons les systèmes de façon qu'aucune décision ayant un effet significatif sur une personne ne soit prise uniquement par des moyens automatisés sans qu'une révision humaine soit disponible. Pour demander une révision humaine d'une interaction automatisée, veuillez écrire à help@zasenami.com.

6. Transferts de renseignements à l'extérieur du Québec (Loi 25, art. 17)

Les renseignements personnels que nous collectons peuvent être transférés et traités aux États-Unis par les prestataires de services suivants, chacun lié à Zasenami par un accord de traitement des données (ATD) :

• Vercel Inc. (San Francisco, CA, États-Unis) — hébergement du site Web, analytique sans témoins de connexion, exécution de fonctions sans serveur.
• Resend Inc. (États-Unis) — envoi de courriels transactionnels et promotionnels.
• Notion Labs Inc. (San Francisco, CA, États-Unis) — gestion des dossiers de prospects (GRC).
• Cloudflare Inc. (San Francisco, CA, États-Unis) — DNS, acheminement des courriels, réseau de diffusion de contenu (CDN).

Avant de faire appel à chaque prestataire, Zasenami a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément aux exigences de l'article 17 de la Loi 25 et a mis en place des protections contractuelles (notamment des clauses contractuelles types pour les transferts de données de l'UE, le cas échéant). Pour obtenir des précisions sur les mesures appliquées, veuillez écrire à help@zasenami.com.

7. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas, ne louons pas et ne communiquons pas les renseignements personnels à des tiers, sauf : (a) aux prestataires de services énumérés à l'article 6, agissant comme sous-traitants sur nos instructions ; (b) à nos conseillers professionnels (comptables, conseillers juridiques) tenus à la confidentialité ; (c) lorsque la loi ou une ordonnance judiciaire l'exige ; (d) dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs, sous réserve des mêmes protections en matière de confidentialité.

Nous ne communiquons pas de renseignements personnels à des fins publicitaires, de profilage ou de revente à des fins analytiques.

8. Vos droits

Quel que soit votre lieu de résidence, vous pouvez exercer les droits suivants en communiquant avec nous à help@zasenami.com. Nous répondons dans un délai de 30 jours (prolongeable à 60 jours avec préavis).

En vertu de la Loi 25 du Québec et de la LPRPDE

• Accès — obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Rectification — faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Effacement et désindexation — retirer votre consentement et demander la suppression de vos renseignements ; pour les renseignements accessibles publiquement, demander leur désindexation (Loi 25, art. 28.1).
• Portabilité des renseignements — recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (Loi 25, art. 27, al. 3, en vigueur depuis septembre 2024).
• Retrait du consentement en tout temps.
• Plainte auprès de la CAI — Commission d'accès à l'information du Québec, 1-888-528-7741.

En vertu du RGPD (visiteurs de l'UE, de l'EEE ou du Royaume-Uni)

• Limitation du traitement (art. 18), opposition au traitement (art. 21), droits relatifs à la prise de décision automatisée (art. 22), plainte auprès de votre autorité de contrôle locale.

En vertu de la CCPA/CPRA (résidents de la Californie)

Zasenami n'atteint pas les seuils d'application de la CCPA et ne vend ni ne partage des renseignements personnels. Les résidents californiens peuvent nous contacter pour exercer leurs droits d'accès et de suppression applicables.

9. Conservation et destruction des renseignements

• Demandes de contact (non-clients) : 24 mois à compter du dernier contact.
• Dossiers d'engagement client : durée de l'engagement plus 7 ans (droit fiscal québécois).
• Registres financiers : 7 ans à compter de la fin de l'exercice financier.
• Registres de consentement aux courriels promotionnels : durée du consentement plus 3 ans (LCAP).
• Dossiers de prospects dans notre GRC : 24 mois à compter du dernier contact, sauf conversion en client.

À l'échéance, nous supprimons définitivement les dossiers et autorisons nos sous-traitants à en faire de même, ou nous les anonymisons de façon que les données résiduelles ne puissent être associées à aucune personne identifiable.

10. Témoins de connexion et technologies de suivi

zasenami.com utilise Vercel Analytics, un service d'analytique sans témoins de connexion qui ne dépose aucun témoin sur votre appareil et ne collecte aucun renseignement permettant d'identifier une personne. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires, de pixels de reciblage, de suivi intersites ni de technologies d'empreinte numérique sur ce site Web.

Des témoins techniques standard peuvent être déposés par l'infrastructure d'hébergement et de CDN (routage Vercel Edge, protection DDoS de Cloudflare) à la seule fin d'assurer le fonctionnement du site. Ces témoins sont exemptés de l'obligation de consentement car ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service que vous demandez. Si nous ajoutons un jour des témoins non essentiels ou des technologies de suivi, nous mettrons à jour la présente politique et implanterons un bandeau de consentement conforme avant le chargement de toute telle technologie.

11. Notification en cas d'incident de confidentialité

Si nous prenons connaissance d'un incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels et présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément à l'article 3.5 de la Loi 25 et à la LPRPDE. Pour signaler un incident présumé, veuillez écrire à help@zasenami.com.

12. Communications commerciales électroniques (LCAP)

Les messages électroniques commerciaux ne sont envoyés que sur la base d'un consentement exprès ou implicite au sens de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Chaque message que nous envoyons indique la dénomination légale de Zasenami, son adresse postale et un mécanisme de désabonnement fonctionnel, valable pendant au moins 60 jours et traité dans les 10 jours ouvrables. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en utilisant le lien de désabonnement ou en écrivant à help@zasenami.com.

13. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables : stockage en nuage chiffré, identifiants de connexion conservés dans un gestionnaire de mots de passe chiffré, accès limité au personnel de projet, révisions annuelles des sous-traitants, protocole TLS 1.2 ou supérieur pour toutes les données en transit. Aucun système n'est parfaitement sécurisé ; nous vous aviserons de tout incident présentant un risque de préjudice sérieux, tel que décrit ci-dessus.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de changements dans nos pratiques ou dans la législation applicable. Les modifications importantes seront communiquées par courriel aux clients actifs et annoncées sur cette page. La date d'entrée en vigueur figurant en tête de page est mise à jour à chaque modification. L'utilisation continue de nos services après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation de la politique mise à jour.